Spis treści
Regulamin wynalazczości to wewnętrzny dokument o losach pomysłu
Opisuje, co dzieje się w firmie z pomysłem na rozwiązanie techniczne od momentu jego zgłoszenia przez pracownika. Porządkuje trzy sprawy naraz: tryb przyjmowania pomysłów, podział ról przy decyzji o ochronie oraz zasady wynagradzania twórców. W większych organizacjach bywa obudowany procedurą, w mniejszych mieści się na kilku stronach.
Jego wartość widać dopiero wtedy, gdy pojawia się pierwszy realny spór. Bez spisanych zasad rozmowa o wynagrodzeniu twórcy zaczyna się od negocjacji podstawy, a nie od wyliczenia kwoty. Dokument przyjęty wcześniej przenosi tę dyskusję na etap, w którym nikt jeszcze nie jest jej stroną, więc łatwiej o rozwiązanie akceptowalne dla obu stron.
Elementy, bez których dokument niewiele zmienia
Regulamin bywa pisany zbyt ogólnie i wtedy powiela treść przepisów, zamiast ją uszczegóławiać. Sens ma dopiero wtedy, gdy odpowiada na pytania, których ustawa nie rozstrzyga.
- Komu i w jakiej formie pracownik przekazuje opis rozwiązania oraz jak potwierdza się datę przekazania.
- W jakim czasie firma decyduje, czy występuje o ochronę, i co dzieje się z pomysłem przy decyzji odmownej.
- Jak liczone jest wynagrodzenie twórcy i w jakich terminach jest wypłacane.
- Jak dzieli się wynagrodzenie, gdy rozwiązanie opracował zespół.
- Jakie obowiązki poufności spoczywają na twórcy do czasu zgłoszenia.
Jak wdrożyć go bez rozbudowanej biurokracji
Dokument trafia do szuflady zwykle wtedy, gdy wymaga więcej pracy niż sprawa, której dotyczy. Prostsza wersja zwykle działa lepiej.
- Ustalić jedną osobę przyjmującą zgłoszenia pomysłów, żeby nie krążyły między działami.
- Przygotować krótki formularz opisu rozwiązania, mieszczący się na jednej stronie.
- Wyznaczyć termin, w którym firma odpowiada twórcy na jego zgłoszenie.
- Opisać jeden przykład wyliczenia wynagrodzenia, żeby zasada była zrozumiała bez prawnika.
Formularz spełnia jeszcze jedną funkcję. Zbiera informacje, które i tak będą potrzebne przy rozmowie z rzecznikiem patentowym: opis problemu technicznego, opis rozwiązania, znane warianty oraz to, czy rozwiązanie było już komukolwiek pokazywane.
Ostatnia rubryka bywa najważniejsza, a wypełnia się ją najniedbalej. Prezentacja na targach, artykuł w czasopiśmie branżowym, praca dyplomowa albo szczegółowa oferta wysłana kontrahentowi mogą zostać uznane za ujawnienie rozwiązania. Wpisanie tych zdarzeń do formularza od razu, razem z datami, pozwala ocenić sytuację, zanim firma zainwestuje w przygotowanie zgłoszenia.
Regulamin a ustalenia indywidualne
Dokument wewnętrzny nie zastępuje umów. Jeżeli firma współpracuje z osobami spoza etatu, sprawa praw do wyników musi być rozstrzygnięta w ich kontraktach, bo regulamin adresowany do pracowników do nich nie sięga. Podobnie przy projektach prowadzonych z uczelnią albo z instytutem, gdzie zasady zwykle ustala odrębna umowa.
Sam regulamin rozstrzyga też mniej, niż się wydaje, przy pytaniu podstawowym, czyli kto ma prawo do patentu na rozwiązanie powstałe w firmie. To wynika z przepisów oraz z treści umów, a dokument wewnętrzny jedynie porządkuje tryb postępowania wokół tej zasady.
Przegląd regulaminu opłaca się powtórzyć po każdej większej zmianie w organizacji: po przejęciu zespołu, po uruchomieniu działu rozwoju albo po wejściu w projekt realizowany w konsorcjum. Zapisy przygotowane dla pięcioosobowej firmy przestają wtedy pasować do sytuacji, w których trzeba rozliczyć pracę kilku podmiotów.
Przy okazji przeglądu opłaca się sprawdzić, czy zasady z dokumentu odpowiadają temu, co dzieje się w firmie faktycznie. Regulamin przewidujący komisję oceniającą zgłoszenia, która nie zbiera się od lat, działa gorzej niż jego brak, bo tworzy pozór procedury i daje twórcy podstawę do zarzutu, że firma nie dotrzymała własnych zasad.
