Dokumenty zdezaktualizowane swoją ważność rzadko są niszczone na bieżąco. Najczęściej jeszcze przez jakiś czas są przechowywane w firmie, nim znajdzie się czas na ich zniszczenie lub nim wynajęta firma zgłosi się po ich odbiór. Tym samym pojawia się problem. Jak przechowywać dokumenty przeznaczone do niszczenia? Jakich zasad dotrzymać aby uchronić się przed wyciekiem danych? Wyjaśnimy jak wyglądają procedury RODO i jak wdrożyć je w praktyce, aby odpowiednio przechowywać dokumenty przeznaczone do niszczenia.
Archiwizacja dokumentów – które zniszczyć a które zachować?
Nie zawsze dokumenty firmowe można zniszczyć. Bywa, że mimo zakończonej współpracy, dokumentacja musi być archiwizowana przez określony w przepisach czas. Jednak bezwzględnie niszczeniu podlegają wszelkie dokumenty błędne lub zdezaktualizowane. Dodatkowo, każda osoba fizyczna ma prawo do żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych a podmiot, który takie żądanie otrzymał, musi zniszczyć całą dokumentację zarówno papierową, jak i cyfrową. Najczęściej bezpośrednia ocena przydatności dokumentacji należy do pracownika lub jego przełożonego. Każda branża rządzi się innymi prawami jeśli chodzi o archiwizację danych. Ale jedno jest pewne i niezmienne. Dokumenty przeznaczone do niszczenia również są objęte zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych zgodnie z RODO. Dlatego też trzeba dołożyć wszelkich starań, aby odpowiednio zadbać o ten aspekt.
Przechowywanie dokumentów przeznaczonych do niszczenia w szafkach RODO
Szafki zgodne z wymogami RODO to wspaniały wynalazek, który pozwala na łatwe i bezpieczne przechowywanie dokumentów przeznaczonych do niszczenia. Szafki te sprawdzą się doskonale niezależnie od tego czy dokumenty będą przechowywane krótkoterminowo, czy też długoterminowo. Na pierwszy rzut oka wyglądają one jak zwykły mebel. W zależności od potrzeb mogą mieć różny rozmiar i kolorystykę.
Niektóre firmy oferują szafki na dokumenty do niszczenia z personalizowanymi nadrukami. Wszystkie te zabiegi mają na celu maksymalne dopasowanie szafki do wystroju biura. Dlaczego? Ponieważ charakterystyka działania szafek na dokumenty RODO sprawia, że nie powinny być one ukrywane w kącie bądź chowane w magazynie. Aby były w pełni funkcjonalne powinny stać w miejscu ogólnodostępnym, gdzie najczęściej będą przydatne. Popularną praktyką jest umieszczanie ich w sąsiedztwie ksero.
Szafki na dokumenty przeznaczone do niszczenia są bardzo pojemne i pozwalają zachować poufność danych. Wyposażone są w otwór wrzutowy oraz drzwiczki zabezpieczone zamkiem. Dzięki temu dokumenty, które mają być zutylizowane, zostają umieszczone wewnątrz szafki poprzez otwór wrzutowy, ale nie można tych dokumentów wyciągnąć bez klucza. To doskonałe rozwiązanie nawet wtedy, gdy dokumentacja zawiera dane wrażliwe. Szafki na dokumenty zgodne z RODO są również w pełni aprobowane podczas wszelkiego rodzaju kontroli dotyczących przestrzegania procedur bezpieczeństwa.
Pojemniki na dokumenty do niszczenia gwarancją bezpieczeństwa
Inną opcją na przechowywanie dokumentów przeznaczonych do niszczenia, stosowaną w biurach, są pojemniki na dokumenty. Są one nieco mniej eleganckie i ciężej jest je zgrabnie wkomponować w stylistykę wystroju biura. Są jednak równie funkcjonalne co szafki na dokumenty. Wyposażone są we wlot papieru i wykonane są z materiału, który sprawia, że zawartość wnętrza pojemnika jest niewidoczna z zewnątrz. Dzięki temu niemożliwa jest identyfikacja wrzuconych do środka akt.
Pojemnik na dokumenty posiada też specjalny zamek blokujący pokrywę. Zamek ten zabezpiecza przed dostępem osób niepowołanych do zgromadzonych dokumentów. Tak zabezpieczona dokumentacja przeznaczona do utylizacji może czekać, aż zapełni się pojemnik i będzie można oddać jego zawartość profesjonalnej firmie do zniszczenia. Zastosowanie takich mechanizmów przechowywania zdezaktualizowanych dokumentów sprawia, że są one nie tylko bezpieczne ale także, że mogą być niszczone wtedy, kiedy jest to dla nas najbardziej optymalne.
